1. Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige för behandlingen av dina personuppgifter är:

Som personuppgiftsansvarig är skyldigt att säkerställa att dina personuppgifter behandlas lagligt, korrekt och på ett öppet sätt i enlighet med GDPR.

1.1 Dataskyddsombud (DPO)

Vi har utsett ett dataskyddsombud som ansvarar för att övervaka vår efterlevnad av dataskyddslagstiftningen. Du kan kontakta dataskyddsombudet på följande sätt:

2. Personuppgifter vi samlar in

Vi samlar in olika kategorier av personuppgifter beroende på hur du interagerar med oss. Nedan beskrivs de kategorier av personuppgifter vi behandlar.

2.1 Uppgifter du lämnar direkt till oss

• Identifikationsuppgifter: Fullständigt namn, titel, födelsedatum, nationalitet och kopior av identitetshandlingar (pass, körkort eller nationellt ID-kort) som krävs för incheckningsprocedurer och kasinoverifiering.
• Kontaktuppgifter: E-postadress, telefonnummer, hemadress och postadress.
• Bokningsuppgifter: Datum för incheckning och utcheckning, rumstyp, antal gäster, specialönskemål, bokningsnummer och bokningshistorik.
• Betalningsuppgifter: Kreditkorts- eller betalkortsinformation (vi lagrar inte fullständiga kortnummer), fakturaadress, transaktionshistorik och betalningspreferenser.
• Kasinorelaterade uppgifter: Spelprofil, spelarhistorik, saldo och transaktioner kopplade till kasinoaktiviteter, information om ansvarsfullt spelande, självuteslutningsuppgifter samt uppgifter som krävs för åtgärder mot penningtvätt (AML) och kundkännedom (KYC).
• Preferenser och specialbehov: Kostpreferenser, allergier, tillgänglighetsbehov och övriga önskemål för att kunna tillhandahålla skräddarsydda tjänster.
• Kommunikationsuppgifter: Innehållet i e-postmeddelanden, chattkonversationer, formulärskicksningar, klagomål och feedback som du skickar till oss.
• Lojalitetsprogramuppgifter: Medlemskapsstatus, poäng, belöningshistorik och preferenser inom ramen för vårt lojalitetsprogram.

2.2 Uppgifter vi samlar in automatiskt

• Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsartyp och -version, operativsystem, enhetsinformation, tidszons­inställning och språkinställningar.
• Användningsdata: Information om hur du navigerar på vår webbplats, inklusive sidor du besöker, klick, sökfrågor, hänvisnings-URL och tidsstämplar för dina besök.
• Cookies och spårnings­teknik: Vi använder cookies, pixeltaggar och liknande tekniker för att samla in information om din webbplatsaktivitet. Mer information finns i vår Cookiepolicy.
• Platsdata: Ungefärlig geografisk position baserad på IP-adress samt, med ditt samtycke, mer exakt positionsdata via din enhet.

2.3 Uppgifter vi erhåller från tredje part

• Bokningsplattformar: Uppgifter från onlinebokningsplatser, resebyråer och turoperatörer via vilka du gjort en reservation.
• Betalningsleverantörer: Bekräftelse- och verifieringsuppgifter från banker och betaltjänstleverantörer.
• Myndigheter: Uppgifter från brottsbekämpande myndigheter, tillsynsmyndigheter och offentliga register i den mån det krävs för lagliga skyldigheter.
• Kreditupplysningsföretag: Uppgifter för kreditkontroll och bedrägeriskydd i tillämpliga fall.
• Sociala medier: Om du väljer att logga in via ett socialt mediekonto erhåller vi grundläggande profiluppgifter i enlighet med din sekretessinställning på aktuell plattform.

2.4 Särskilda kategorier av personuppgifter

I begränsad utsträckning kan vi behandla känsliga personuppgifter (särskilda kategorier enligt artikel 9 GDPR), exempelvis uppgifter om hälsotillstånd (vid tillgänglighetsanpassningar eller kostallergi) eller biometriska uppgifter (för säkerhetsändamål). Sådan behandling sker endast med ditt uttryckliga samtycke eller när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Vi strävar alltid efter att minimera behandlingen av känsliga uppgifter.

3. Rättslig grund för behandling

behandlar dina personuppgifter med stöd av en eller flera av följande rättsliga grunder i enlighet med artikel 6 i GDPR:

3.1 Fullgörande av avtal (artikel 6.1 b GDPR)

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås. Detta innefattar:

• Behandling och hantering av hotellbokningar.
• Utförande av inchecknings- och utcheckningsprocedurer.
• Tillhandahållande av hotell- och kasinotjänster under din vistelse.
• Hantering av betalningar och fakturering.
• Administrering av ditt kundkonto och lojalitetsmedlemskap.

3.2 Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR)

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som åvilar oss. Detta innefattar:

• Åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (AML/CFT) i enlighet med penningtvättslagen (2017:630).
• Kundkännedomsåtgärder (KYC) och identitetsverifiering.
• Efterlevnad av spellagens krav, inklusive åldersgränskontroller och åtgärder för ansvarsfullt spelande.
• Bokförings- och redovisningsskyldigheter i enlighet med bokföringslagen (1999:1078).
• Rapportering till Skatteverket och andra myndigheter.
• Efterlevnad av säkerhetskrav och branschreglering.

3.3 Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR)

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för ändamål som rör våra eller tredje parts berättigade intressen, förutsatt att dessa intressen inte vägs upp av dina grundläggande rättigheter och friheter. Vi har genomfört intresseavvägningar för att säkerställa att behandlingen är proportionerlig. Dessa ändamål innefattar:

• Förbättring och optimering av vår webbplats, tjänster och gästupplevelse.
• Direkt marknadsföring av liknande produkter och tjänster till befintliga kunder (med rätt att invända).
• Förebyggande och utredning av bedrägeri, stöld och annan brottslig verksamhet.
• Säkerhetsövervakning av hotellets lokaler, inklusive via CCTV-kameror.
• Analytisk uppföljning av affärsresultat och kundnöjdhet.
• Hantering av rättsliga anspråk och tvister.
• Nätverks- och informationssäkerhet.

3.4 Samtycke (artikel 6.1 a GDPR)

I de fall vi förlitar oss på samtycke som rättslig grund informerar vi dig tydligt om ändamålet med behandlingen innan du lämnar ditt samtycke. Samtycke används bland annat för:

• Nyhetsbrev och marknadsföringskommunikation via e-post eller SMS (där du inte är en befintlig kund).
• Icke-nödvändiga cookies och spårningstekniker.
• Behandling av känsliga personuppgifter, i förekommande fall.
• Delning av personuppgifter för tredjepartsmarknadsföring.

Du har alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke utan att det påverkar lagligheten av den behandling som skett före återkallelsen. Återkallelse av samtycke sker enklast via länken för avregistrering i marknadsföringsmeddelanden eller genom att kontakta oss på info@norquavianroyallodge.com.

3.5 Skydd för grundläggande intressen (artikel 6.1 d GDPR)

I undantagsfall kan vi behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att skydda dina eller en annan fysisk persons grundläggande intressen, exempelvis i en medicinsk nödsituation under din vistelse.

3.6 Uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e GDPR)

I den mån vår verksamhet innefattar uppgifter av allmänt intresse eller utövning av offentlig makt kan denna rättsliga grund bli tillämplig, exempelvis vid samarbete med brottsbekämpande myndigheter i enlighet med lagstadgade skyldigheter.

4. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för följande specifika ändamål:

4.1 Hotell- och inkvarteringstjänster

• Hantering och bekräftelse av bokningar.
• Genomförande av in- och utcheckning.
• Tillhandahållande av rumsservice och restaurangtjänster.
• Hantering av specialönskemål och tillgänglighetsanpassningar.
• Fakturahantering och betalningsbehandling.

4.2 Kasinotjänster och ansvarsfullt spelande

• Registrering och administrering av spelarkonton.
• Åldersgränskontroll och identitetsverifiering för tillträde till kasinot.
• Hantering av spelartransaktioner och vinstutbetalningar.
• Implementering av verktyg för ansvarsfullt spelande, inklusive insättningsgränser, spelgränser och självuteslutning.
• Uppfyllande av krav på åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
• Rapportering av misstänkta transaktioner till behöriga myndigheter.

4.3 Kundservice och kommunikation

• Besvarande av frågor, klagomål och begäranden.
• Tillhandahållande av support via telefon, e-post och chatt.
• Skickande av bokningsbekräftelser, påminnelser och servicemeddelanden.
• Inhämtande av feedback och hantering av recensioner.

4.4 Marknadsföring och personanpassning

• Skickande av riktade erbjudanden, kampanjer och nyheter baserat på dina preferenser och din historik.
• Administrering av lojalitetsprogram och kundförmåner.
• Personanpassning av webbplatsinnehåll och erbjudanden.
• Genomförande av marknadsundersökningar och kundnöjdhetsmätningar.

4.5 Säkerhet och bedrägeribekämpning

• Videoövervakning (CCTV) av hotellets och kasinots lokaler för att säkerställa gästers och anställdas säkerhet.
• Förebyggande, utredning och rapportering av bedrägeri och annan brottslig verksamhet.
• Kontroll mot sanktionslistor och politiskt exponerade personer (PEP).
• Säkerhetskontroller och åtkomstkontroller.

4.6 Rättsliga och regulatoriska ändamål

• Efterlevnad av tillämplig lagstiftning och myndighetskrav.
• Hantering av rättsliga anspråk, tvister och domstolsförfaranden.
• Bevarande av dokumentation för revision och tillsyn.

4.7 Webbplatsförbättring och analys

• Analys av webbplatstrafik och användarbeteende för att förbättra användarvänligheten.
• A/B-testning och optimering av webbplatsens funktionalitet.
• Felsökning och teknisk support.

5. Delning av personuppgifter

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part. Vi kan dock dela dina uppgifter med följande kategorier av mottagare under de omständigheter som anges nedan:

5.1 Tjänsteleverantörer och personuppgiftsbiträden

Vi anlitar externa tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning som personuppgiftsbiträden. Dessa leverantörer är avtalsmässigt förpliktade att behandla uppgifter enbart enligt våra instruktioner och i enlighet med GDPR. Kategorier av leverantörer inkluderar:

• Hotellbokningssystem och fastighetshanteringssystem (PMS).
• Betalningsleverantörer och betaltjänstföretag.
• IT-leverantörer, molntjänstleverantörer och datalagringsleverantörer.
• E-postleverantörer och CRM-system.
• Analytik- och marknadsföringsplattformar.
• Kasinomjukvaraleverantörer och spelsystemsleverantörer.
• Säkerhets- och CCTV-leverantörer.
• Kundtjänst- och callcenterleverantörer.

5.2 Affärspartners och tredjepartsleverantörer

• Onlinebokningskanaler: Resebyråer och bokningsportaler via vilka du gjort en reservation (i egenskap av gemensamt personuppgiftsansvariga eller separata personuppgiftsansvariga).
• Restauranger och spaanläggningar: I den mån hotellets faciliteter drivs av externa partners.
• Transfertjänster: Om du beställt transport via oss vidarebefordrar vi nödvändiga uppgifter till transportleverantören.

5.3 Myndigheter och tillsynsorgan

Vi kan lämna ut personuppgifter till behöriga myndigheter och tillsynsorgan när vi är rättsligen skyldiga att göra det, inklusive:

• Polismyndigheten och brottsbekämpande myndigheter.
• Skatteverket och Finansinspektionen.
• Spelinspektionen och övriga spelreglerings­myndigheter.
• Finansiell underrättelseenhet (Finanspolisen) vid rapportering om misstänkt penningtvätt.
• Domstolar och skiljenämnder vid rättsliga förfaranden.
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) i egenskap av tillsynsmyndighet.

5.4 Företagsomstruktureringar

I händelse av fusion, förvärv, försäljning av tillgångar eller annan företagsomstrukturering kan dina personuppgifter komma att överföras till den förvärvande parten. Du kommer att informeras i förväg om sådan överföring och vilka val du har.

5.5 Överföring till tredjeland

Vissa av våra tjänsteleverantörer kan vara belägna utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). I sådana fall säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder vidtas i enlighet med kapitel V i GDPR, exempelvis genom:

• Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå.
• EU:s standardavtalsklausuler (SCC) godkända av Europeiska kommissionen.
• Bindande företagsbestämmelser (BCR) för koncerninterna överföringar.
• Andra lämpliga skyddsåtgärder som godkänts av tillsynsmyndigheten.

Du kan begära information om de specifika skyddsåtgärder som tillämpas vid överföringar till tredjeland genom att kontakta oss på info@norquavianroyallodge.com.

6. Lagringstid

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in, eller så länge det krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter, lösa tvister och upprätthålla våra avtal. Nedan anges riktlinjerna för lagringstider:

När lagringstiden löpt ut raderas eller anonymiseras dina personuppgifter på ett säkert sätt, om det inte föreligger rättsliga skyldigheter eller andra legitima skäl att bevara dem ytterligare.

7. Dina rättigheter som registrerad

Enligt GDPR har du ett antal rättigheter avseende dina personuppgifter. Nedan beskrivs dessa rättigheter och hur du utövar dem.

7.1 Rätt till tillgång (artikel 15 GDPR)

Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och, om så är fallet, att få tillgång till dessa uppgifter samt information om behandlingen, inklusive ändamål, kategorier av uppgifter, mottagare, lagringstider och dina rättigheter.

7.2 Rätt till rättelse (artikel 16 GDPR)

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Med hänsyn till ändamålet med behandlingen har du även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

7.3 Rätt till radering ("rätten att bli glömd") (artikel 17 GDPR)

Under vissa omständigheter har du rätt att begära att dina personuppgifter raderas, exempelvis om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för, om du återkallar ditt samtycke (och ingen annan rättslig grund föreligger), eller om du har invänt mot behandlingen. Observera att rätten till radering kan begränsas om behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

7.4 Rätt till begränsning av behandling (artikel 18 GDPR)

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i följande situationer:

• Om du bestrider uppgifternas korrekthet, under den tid vi verifierar detta.
• Om behandlingen är olaglig men du motsätter dig radering och i stället begär begränsning.
• Om vi inte längre behöver uppgifterna men du behöver dem för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
• Om du har invänt mot behandlingen och vi utreder om våra berättigade intressen väger tyngre.

7.5 Rätt till dataportabilitet (artikel 20 GDPR)

Du har rätt att ta emot de personuppgifter du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig, om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och utförs automatiserat.

7.6 Rätt att invända (artikel 21 GDPR)

Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse (artikel 6.1 f) eller allmänt intresse (artikel 6.1 e). Vi ska då upphöra med behandlingen om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.

Du har alltid en absolut rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring, inklusive profilering för sådana ändamål. Om du invänder mot direktmarknadsföring upphör vi omedelbart med sådan behandling.

7.7 Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande (artikel 22 GDPR)

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som grundar sig enbart på automatiserad behandling, inklusive profilering, om beslutet har rättslig verkan för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig, om det inte är nödvändigt för att ingå eller fullgöra ett avtal, om det medges av lag, eller om du har lämnat ditt uttryckliga samtycke.

7.8 Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta samtycke utan att det påverkar lagligheten av den behandling som skett före återkallelsen. Återkallelse kan ske via avregistreringslänken i marknadsföringsutskick eller genom att kontakta oss direkt.

7.9 Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot GDPR har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är tillsynsmyndighet i Sverige:

Vi uppmanar dig dock att i första hand kontakta oss direkt om du har frågor eller klagomål, så att vi kan försöka lösa ärendet.

7.10 Hur du utövar dina rättigheter

Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka en skriftlig begäran till oss via e-post till info@norquavianroyallodge.com eller per post till:

Att: Dataskyddsombud
Storgatan 28
114 51 Stockholm
Sverige

Vi kan behöva verifiera din identitet innan vi behandlar din begäran för att skydda dina uppgifter mot obehörig åtkomst. Vi svarar på begäranden utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från det att vi mottog begäran. Om din begäran är komplex eller om vi mottar ett stort antal begäranden kan vi förlänga svarstiden med ytterligare två månader, varvid vi informerar dig om detta inom en månad.

Att utöva dina rättigheter är gratis. Om begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva karaktär, kan vi ta ut en rimlig avgift eller vägra att tillmötesgå begäran.

8. Cookies och spårningsteknik

Vi använder cookies och liknande spårningstekniker på vår webbplats norquavianroyallodge.com. Cookies är små textfiler som lagras på din enhet när du besöker vår webbplats. Vi använder följande kategorier av cookies:

• Nödvändiga cookies: Dessa är oundgängliga för webbplatsens funktion och kan inte stängas av. De behandlas med stöd av berättigat intresse och kräver inget samtycke.
• Analytiska cookies: Dessa hjälper oss att förstå hur besökare interagerar med vår webbplats. De aktiveras endast med ditt samtycke.
• Funktionella cookies: Dessa möjliggör förbättrad funktionalitet och personanpassning, exempelvis ihågkomna språkinställningar. De aktiveras med ditt samtycke.
• Marknadsföringscookies: Dessa används för att visa relevanta annonser och spåra effektiviteten av marknadsföringskampanjer. De aktiveras endast med ditt uttryckliga samtycke.

Du kan när som helst hantera dina cookie­inställningar via vår cookie­banner eller din webbläsares inställningar. Observera att om du avaktiverar vissa cookies kan delar av webbplatsen sluta fungera korrekt. Mer detaljerad information om de cookies vi använder finns i vår separata Cookiepolicy.

9. Säkerhetsåtgärder

vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förstöring, ändring eller utlämnande. Dessa åtgärder inkluderar, men är inte begränsade till:

• Kryptering av data under överföring (TLS/SSL) och vid lagring.
• Brandväggar, intrångsdetekteringssystem och antivirusskydd.
• Åtkomstkontroller och behörighetshantering baserade på minsta behörighetsprincipen.
• Regelbundna säkerhetsgranskningar, penetrationstester och sårbarhetsbedömningar.
• Utbildning av personal i dataskydd och informationssäkerhet.
• Rutiner för hantering av personuppgiftsincidenter och rapportering till IMY inom 72 timmar vid misstänkta säkerhetsincidenter.
• Dataskydd by design och by default i alla system och processer.

Trots att vi strävar efter att skydda dina personuppgifter kan ingen metod för överföring via internet eller elektronisk lagring garantera fullständig säkerhet. Vid en personuppgiftsincident som sannolikt medför en hög risk för dina rättigheter och friheter kommer vi att underrätta dig utan onödigt dröjsmål.

10. Minderåriga

Vår webbplats och våra kasinotjänster riktar sig inte till personer under 18 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från minderåriga. Tillträde till kasinot är strikt begränsat till personer som är 18 år eller äldre, och vi genomför åldersgränskontroller som en del av vår KYC-process.

Om du är förälder eller vårdnadshavare och misstänker att ett barn under 18 år har lämnat personuppgifter till oss ber vi dig kontakta oss omedelbart på info@norquavianroyallodge.com så att vi kan vidta nödvändiga åtgärder för att radera sådana uppgifter.

11. Ansvarsfullt spelande och dataskydd

är engagerade i att främja ansvarsfullt spelande. Som en del av detta engagemang behandlar vi personuppgifter för att:

• Identifiera spelberoende och erbjuda stödresurser.
• Genomföra spelargränser, pausfunktioner och självuteslutningsalternativ.
• Uppfylla krav från Spelinspektionen avseende ansvarsfullt spelande.
• Samarbeta med organisationer som Stödlinjen (020-81 91 00) och Spelberoendes Riksförbund.

Uppgifter relaterade till självuteslutning och ansvarsfullt spelande behandlas med stor omsorg och delas inte med tredje part utom när det krävs för att uppfylla regulatoriska krav.

12. Ändringar av denna integritetspolicy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla förändringar i vår verksamhet, tillämplig lagstiftning eller branschpraxis. Den aktuella versionen publiceras alltid på vår webbplats norquavianroyallodge.com med angivande av datum för senaste uppdatering.

Vid väsentliga ändringar som påverkar dina rättigheter eller hur vi behandlar dina personuppgifter kommer vi att informera dig på lämpligt sätt, exempelvis via e-post (om vi har din e-postadress) eller via ett tydligt meddelande på webbplatsen, innan ändringarna träder i kraft.

Vi uppmanar dig att regelbundet granska denna policy för att hålla dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter.

13. Kontaktuppgifter

Om du har frågor, funderingar eller önskemål avseende denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:

Vi strävar efter att besvara alla förfrågningar inom 30 dagar. Om din begäran är komplex eller om du har ingett en begäran om utövande av dina rättigheter kan vi behöva ytterligare tid, varvid vi informerar dig om detta.

Du har alltid rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte uppfyller kraven i GDPR. Vi rekommenderar dock att du i första hand kontaktar oss direkt så att vi har möjlighet att lösa eventuella problem.